Organizacja imprez firmowych – krok po kroku

8 czerwca 2022 0 Comments

Każdy profesjonalny pracodawca wie, że firmowe imprezy są ważnym elementem budowania relacji w nowoczesnej organizacji. Mogą one być długoterminowym przedsięwzięciem lub spontanicznym spotkaniem, ale zawsze z aspektami natury biznesowej. Dziś podpowiemy, jak organizować wyjątkowe wydarzenia dla swoich pracowników i jakie czynniki pamiętać przy planowaniu spotkań.

Po pierwsze, najważniejszym czynnikiem jest określenie celu spotkania. Musi to być celem ważnym dla finanse i wizerunek marki. Bez jasnego celu impreza może po prostu się nie powieść i przykryć straty finansowe, które należy obliczyć na samym początku, decydując o różnych scenariuszach oraz przygotowując zespół odpowiedzialny za cel spotkania.

Kolejną ważną kwestią do ustalenia jest plan aktywności na imprezie. Lista może obejmować wszystko, od muzyki po konkursy, a do tego należy dobrać odpowiedni budżet i lokalizację. To może być restauracja lub sala bankietowa – zależnie od tych informacji trzeba wybrać menu i innego rodzaju usługi dodatkowe. Nad tymipunktami trzeba także pochylić się przed ustaleniem listy gości, ponieważ trzeba brać pod uwagę ich preferencje żywieniowe, aby spełnić ich oczekiwania nawet liczbą dań lub dodatkami takimi jak chłodne napoje czy soki.

Organizowane spotkanie bardzo pomaga w relacjach między trójkątem: przełożony-pracownik-firma. Dobrze jest sobie uzmysłowić, że budujemy coś więcej niż tylko atmosferę w pracy – tworzymy atmosferę identyfikacyjną bardzo ważną dla sukcesu firmy, struktury i postrzegania marki na rynku. Wybierajmy więc rozsądnie i rozeznajmy rynek. Poprośmy o pomoc ekspertów w tej dziedzinie – można również szukać opcji DIY (ang. Do It Yourself) jeśli nasza organizacja jest młoda lub jeśli mamy niewielkie budzety finansowe do dyspozycji.

Organizacja imprez firmowych to nie lada sztuka i wymaga starannego planowania z wielu różnych powodów. Impreza firmowa to okazja do budowania wizerunku firmy poprzez trafne połączenie atrakcji i wartościowej wiedzy dla gości. Organizacja takiego wydarzenia powinna zostać podzielona na kilka etapów, które pomogą Ci osiągnąć pożądany efekt. Przedstawiamy krok po kroku, jak bezstresowo organizować imprezę firmową.

Krok 1: Wybierz cel imprezy i określ budget
Pierwszym krokiem jest określenie celu imprezy, czyli tego, co chcesz osiągnąć, biorąc pod uwagę Twoje cele biznesowe. Wraz z wyborem celu musisz określić budżet swojej imprezy, aby dokładnie zrozumieć, jak dużo faktycznie możesz przeznaczyć na jej zorganizowanie.

Krok 2: Wybór miejsca imprezy
Kolejnym ważnym elementem organizacji imprezy jest wybór odpowiedniego miejsca. Lokalizacja powinna być strategicznie wybrana, aby pasowała do celu Twojej imprezy i odpowiadała standardom firmy. Znalezienie takiego odpowiedniego miejsca z pewnością zabierze Ci czas, więc wcześniejsza rezerwacja bardzo się przyda.

Krok 3: Ustalenie programu i przygotowanie atrakcji
Teraz możesz rozpocząć planowanie programu swojej imprezy firmy oraz przygotowanie atrakcji dla gości — ze słodyczami czy konkursami tematycznymi lub innymi atrakcjami, na przykład quizami. Program Twojej imprezy musi dobrze odzwierciedlać sens Twojego wydarzenia i generować wartość dla Twoich gości oraz budować lepsze relacje między Tobą i Twoimi gośćmi.